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项目时间管理的现代规则

  • 发布日期:
  • 2018-05-10
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原文摘自笔者的《PMP项目管理方法论与案例模板详解》一书的部分章节。


      在项目管理过程中很难把控的一个知识领域就是时间管理。往往项目的最多绩效偏差就是延期交付。项目经理和项目团队成员都需要有时间管理概念并在每个细小的工作中最优化你的时间使用价值。时间就是生命!珍惜时间,就是合理使用时间,单位时间的效用最大化。那么如何能够使单位时间的效用最大化呢?华为的掌门人任正非曾经提到过一句话:“时光不能倒流,如果人能够从80岁开始倒过来活的话,人生一定会更加精彩。”这句话是值得深思的,通过这句话我们感受到时间只有通过计划性的安排才能够更加精彩。我们且通过如下法则或规则来有效的安排项目及日常工作的时间:


1、80/20法则

  通过80/20法则把时间用于少数重要的事情上。80/20法则是由意大利经济学家帕累托提出,其内容是强调对工作任务优先次序的编排,强调需要优先关注重要的事情,避免将时间花费在琐碎的问题上。一般只有20%的工作是非常重要的,我们应该能够判断哪些任务是最重要的,并预留更多的处理时间。简单判断任务重要程度的方法是通过预估单项任务的价值和投资回报来判断你是否马上采取行动


2、四象限法则

  在正确的时间做正确的事。美国管理学家科维提出了四象限法则,他将工作按照重要和紧急两个维度进行划分,分为第一象限:“既紧急又重要”、第二象限:“重要但不紧急”、第三象限:“紧急但不重要”、第四象限:“既不紧急也不重要”4个象限我们可以利用这四个象限来把项目或日常工作分出轻重缓急。具体的处理方法是尽量减少突发的第一象限和第三象限中的工作,而把更多的精力投入到处理第二象限中的工作,即事前有规划、准备和预防措施,很多紧急的事情将无从产生。最好第二象限的工作量占所有您所需工作总量的80%,您可以通过此标准来检验具体您的时间利用效率的具体情况如何。


3、方圆法则

  一切按规则做事俗话说:“没有规矩,不成方圆”。方圆是一种做事的坚守和策略。也就是说,要想做成事情就必须坚守一定的规则,以不变应万变。当项目经理及项目团队成员以“方”来坚持做事的原则,以“圆”来灵活处理问题时,工作效率将大大提高和四象限法则一样,方圆法则同样强调做事的规划性,同样认为具有高可行性的计划是高效完成工作的关键。项目管理工作需要做到目标明确、计划细腻和准备充分。为了更好的控制计划的顺利执行,需要设置必要的关键控制点。计划中的每一个子目标、每一项业务活动、每一种程序都可作为控制点。而关键控制点是那些对评价时间管理效率具有关键意义的因素,如关键项目里程碑和项目交工期限等。方圆法则对个人的时间管理素养也是有要求的,每个有时间观念的人需要具备今日事,今日毕,善于利用空挡时间等基本素质除此之外,我们还需要养成一时只做一件事,消灭偶发的怠慢心理,做了就一定要做完等素养的修炼。

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